Welchen Nutzen bieten Rechnungseingangsbearbeitungssysteme?
Überraschender Weise ergibt sich nach Aussagen von verschiedenen Anwendern trotz OCR bei vielen Rechnungen nur ein zeitlicher Vorteil gegenüber der manuellen Vollerfassung von ca. 10 – 15 Sekunden.
Der wesentlichere Nutzen für die Anwender ergibt sich durch die Optimierung und Vereinheitlichung des Verarbeitungsprozesses. Der Einsatz eines Rechnungseingangsbearbeitungssystems bringt einen signifikanten Gewinn an Prozess-Geschwindigkeit, -Kontrolle, Qualität und Transparenz.
Insbesondere unter dem Aspekt der Gleichstellung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011, wird der Anteil elektronisch übermittelter Rechnungen zukünftig weiter ansteigen. Für den Anwender bieten Rechnungseingangsbearbeitungssysteme die Möglichkeit, alle Rechnungseingänge – unabhängig vom Eingangskanal (Papier, Email, Fax, Web-Download, EDI) in einem einheitlichen Prozess verarbeiten zu können.
Der Freigabe-/Kontierungs-Prozess in der herkömmlichen Art, d.h. die eingegangene Papierrechnung wird im Original oder als Kopie per Hauspost an eine oder mehrere Personen versendet, dauert für eine Rechnung mitunter mehr als 10 Tage und gelegentlich geht auch die eine oder andere Rechnung auf ihrem Weg durch das Unternehmen verloren. Bei elektronischer Weiterleitung der Rechnungen reduziert sich die Durchlaufzeit i.d.R. auf 1-3 Tage. Der elektronische Prozess bietet die Möglichkeit, die maximal zulässige Bearbeitungszeit für die Freigabe oder Kontierung mit entsprechenden Fristsetzungen festzuschreiben. Nach Ablauf der Frist wird eine unbearbeitete Rechnung automatisch zurück zum Auslöser des Genehmigungsumlaufes gesendet oder an einen alternativen Bearbeiter oder einen Stellvertreter weitergeleitet.
Neben der automatisierten Erkennung der zur Verbuchung relevanten Rechnungsdaten, unterstützt ein Rechnungseingangsbearbeitungssystem den Anwender auch bei der Prüfung der Pflichtangaben auf einer Rechnung gemäß §14 und §14a UstG. Der Anwender wird vom System darauf hingewiesen, falls die OCR nicht alle relevanten Angaben auf der Rechnung ermitteln konnte. Die weitere Bearbeitung einer nicht §14-Konformen Rechnung unterstützen Rechnungseingangsbearbeitungssysteme u.a. durch die Bereitstellung und Generierung von vordefinierten Schreiben zur Rücksendung der Rechnung an den Kreditoren.
Der Anwender kann jederzeit den Bearbeitungsstatus der im System vorhandenen Rechnungen abfragen und bei Bedarf aktiv in den Bearbeitungsprozess eingreifen. Alle Verarbeitungsschritte einer Rechnung werden durch das Rechnungseingangsbearbeitungssystem in einem Protokoll zusammengeführt und abschließend zum Rechnungsimage archiviert.
Fazit
Das Angebot an Systemen zur Rechnungseingangsverarbeitung ist vielfältig und oftmals sind die angebotenen Lösungen nur schwer zu vergleichen. Mit der Auswahl eines Systems bindet man sich mitunter für mehrere Jahre an einen Hersteller. Gerade in Rechnungseingangsbearbeitungsprojekten steht man vor der Herausforderung eine Lösung zu implementieren, die einerseits über die geforderte Funktionalität und andererseits über verschiedene Schnittstellen zu Drittsystemen verfügen muss, um die Integration in bestehende Systemlandschaften zu ermöglichen. Hinzu kommt, dass nicht alle Anbieter am Markt sämtliche Teilbereiche des Bearbeitungsprozesses abbilden können (z. B. Texterkennung, Klassifikation, Extraktion, Workflow etc.). Daher sollte vor der Systemauswahl die Ist-Situation sowie die Schwächen im bisherigen Verarbeitungsprozess intensiv betrachtet und bewertet werden sowie eine genaue Anforderungsanalyse erfolgen. Denn nur dann verfügt das Projekt über eine fachliche Basis, auf der die Systemauswahl erfolgen kann. Mit der geeigneten Lösung lassen sich die Potentiale moderner Systeme umsetzen und Nutzenvorteile erzielen, welche die digitale und automatisierte Bearbeitung mit sich bringen.