Der Weg zur besseren Rechnungseingangsbearbeitung

Branchenübergreifend kämpfen Unternehmen täglich mit einer Flut von Eingangsrechnungen bei der Rechnungseingangsbearbeitung. Trotz der stetig steigenden Anzahl an elektronischen Rechnungen und der fortschreitenden Digitalisierung vieler Geschäftsprozesse gehen Experten davon aus, dass die deutsche Wirtschaft derzeit noch immer mehr als 80% der Rechnungen in Papierform übermittelt.

Neben den diversen manuellen Tätigkeiten bei der Öffnung, Sortierung und Verteilung dieser Papierpost sind insbesondere die Datenerfassung von eingehenden Rechnungen sowie die Durchführung der nötigen Kontroll- und Freigabeprozesse enorm aufwändig. Der Verarbeitungsprozess für eine eingehende Papierrechnung in der klassischen Art, also ohne Unterstützung durch elektronische Verfahren, kostet ein Unternehmen zwischen 10 und 20 Euro. Dieser Vorgang ist nicht nur wenig wertschöpfend, sondern führt häufig auch zu Verzögerungen. Dadurch gehen viele mögliche Skonti verloren und selbst die Bezahlung von Mahngebühren ist keine Seltenheit. Durch den Einsatz eines Systems zur automatisierten Rechnungseingangsbearbeitung können sowohl der Aufwand als auch die Folgekosten erheblich reduziert werden. Die Investitionen in ein Rechnungseingangsbearbeitungssystem amortisieren sich somit im Durchschnitt bereits nach ca. 1-2 Jahren.

Es existiert eine Vielzahl von Herstellern, welche Rechnungseingangsbearbeitungs-Lösungen anbieten. Diese sind jedoch auf Grund von unterschiedlichen Systemansätzen und der angebotenen Funktionalität oft nicht vergleichbar. Es werden hier schnell „Äpfel mit Birnen“ verglichen.

Es ist jedoch für die Unternehmen im Rahmen der Systemauswahl erfolgsentscheidend, ob die angebotenen Lösungen die erforderlichen Prozessschritte bedienen können und wenn ja wie? Ansonsten entsteht ein „Insel-System“ zur Bearbeitungen von Rechnungen, ohne Berücksichtigung zukünftiger Aspekte und Anforderungen.

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