Hersteller verfolgen unterschiedliche System-Ansätze
Mit dem Einsatz eines Rechnungseingangsbearbeitungssystems wird die Rechnungsverarbeitung in der Regel komplett auf einen elektronischen Prozess umgestellt. Grundlage für den Einsatz eines Rechnungseingangsbearbeitungssystems ist daher die revisionssichere elektronische Archivierung der eingehenden elektronischen Rechnungen bzw. in einem ersten Schritt die Digitalisierung der Papierbelege mit Scanverfahren.
Das klassische Abtippen der Rechnungsdaten entfällt (weitestgehend) durch den Einsatz intelligenter Erkennungsverfahren (OCR/ICR –Optical/Intelligent character recognition). Der hausinterne Versand von Papierrechnungen zur Genehmigung oder Kontierung wird durch einen elektronischen Workflow und der Bearbeitung auf Basis des eingescannten Rechnungsimages abgelöst.
Die in der Grafik dargestellten Prozessschritte der Rechnungseingangsbearbeitung werden prinzipiell in der dargestellten Form durchlaufen. In der Praxis kann die Reihenfolge durchaus an einigen Stellen variieren, das Grundprinzip bleibt aber dabei erhalten.
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Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung
Bei den am Markt verfügbaren Systemen gibt es jedoch große Unterschiede hinsichtlich der Integration des Erfassungsprozesses in das ERP-System.
Reine „Capture“-Lösungen sind dem ERP-System vorgeschaltet und übergeben die Rechnungsdaten nach Abschluss des Erfassungsprozesses (mittels einer Dateischnittstelle) an das ERP-System. Dort werden dann die weiteren Bearbeitungsschritte bis zur letztendlichen Verbuchung durchgeführt.
Bei Rechnungseingangsbearbeitungssystemen, die in das ERP-System integriert sind, wird in der Regel der gesamte Verarbeitungsprozess vom ERP-System aus gesteuert. Insbesondere für SAP sind verschiedene Lösungen auf dem Markt, die sich nahezu vollständig aus SAP heraus bedienen und steuern lassen. Grundlage für diesen Prozess ist das Ablageszenario „Ablage für spätere Erfassung“ (auch bekannt unter „frühe Archivierung“), d.h. vor dem Beginn des Bearbeitungsprozesses liegt bereits ein archiviertes Image der Rechnung vor, welches der ERP-Workflow im späteren Prozessverlauf zur Initiierung und Unterstützung der einzelnen Bearbeitungsschritte verwendet . Für spezielle Bearbeitungsschritte die nicht in SAP ablaufen (z .B. OCR, Validierung oder Workflow zur Genehmigung/Freigabe), werden die Rechnungsdaten und das archivierte Rechnungsimage aus SAP heraus an die entsprechenden Systemkomponenten übergeben und eine entsprechende Rückmeldung angefordert.