Betriebsformen in der ECM-Cloud

Eine ECM-Cloud kann mittels verschiedener Betriebsformen umgesetzt werden. Weit verbreitet ist die Nutzung der IT-Infrastruktur als On Premise oder Managed Service Variante. Beim On Premise Modell verfügt das Unternehmen über eine vollständig eigene und damit intern zu betreibende IT-Landschaft. Alle Investitionen in Hard- und Software sowie Kosten für Betrieb und Personal müssen selbst getragen werden. Dies wird bei den Managed Services je nach Ausprägung teilweise oder gänzlich in die Hände eines externen Dienstleisters gegeben, welcher den Betrieb der Hardware und den Support über vereinbarte Service Level Agreements speziell für den Kunden übernimmt. Dem gegenüber steht der Cloud-Ansatz.

Umgesetzt werden können der Cloud-Ansatz, bzw. die gewünschten Services der Cloud, anhand der Ebene auf welcher der Service angesiedelt ist. Daher wird zwischen Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS) unterschieden. Darüber hinaus können diese Servicemodelle als Private, Public oder Hybride Cloud Angebote genutzt werden.

Die verschiedenen Service-Ebenen der ECM-Cloud

ECM-Cloud Service-Ebenen
Die Service-Ebenen der Cloud

IaaS beschreibt die Nutzung der IT-Infrastruktur eines Anbieters, welcher grundlegende IT-Ressourcen wie Rechenleistung, Storage oder Netzwerkkapazitäten zur Verfügung stellt. Der Nutzer selbst ist für den Betrieb der darauf aufsetzenden Plattform und Anwendungen verantwortlich und muss diese selbst konfigurieren. Eine Ebene darüber handelt es sich mit PaaS um einen Typ von Service, der ein Programmiermodell und Entwicklerwerkzeuge bereitstellt, um Cloud-basierte Anwendungen zu erstellen und auszuführen. Der Provider stellt damit neben der benötigten Infrastruktur auch die entsprechenden Datenbanken und technischen Spezifikationen als Plattform bereit. Der Anwender selbst ist für die Installation und den Betrieb der gewünschten Applikationen selbst verantwortlich. SaaS repräsentiert die oberste Schicht im Cloud-Modell, bei dem der Provider seine eigenen Anwendungen für die Benutzer bereitstellt. Der Anwender muss sich weder um die technische Infrastruktur noch um die Installation und die Updates der Anwendung kümmern. Diese erfolgen zentral durch den Provider, so dass den Nutzern stets die aktuelle Version der Software zur Verfügung steht.

Die Unterschiede zwischen den ECM-Cloud Angeboten

Betriebsform Cloud ECM
Betriebsformen der ECM-Cloud

Die verschiedenen Service-Modelle lassen sich sowohl als öffentliche, private oder hybride Cloud abbilden. Die Public Cloud ist ein Angebot eines frei zugänglichen Providers, der seine Dienste offen über das Internet für jedermann zugänglich macht. Beispiele hierfür sind kostenfreie Webmail-Dienste oder die kostenpflichtigen Services eines Microsoft Office 365. Dem gegenüber stehen Private-Cloud-Dienste. Aus Gründen von Datenschutz und IT-Sicherheit ziehen es Unternehmen häufig vor, ihre IT-Dienste weiterhin selbst zu betreiben und ausschließlich ihren eigenen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Werden diese in einer Weise angeboten, dass der Endnutzer im Unternehmen Cloud-typische Mehrwerte nutzen kann, wie z. B. eine skalierbare IT-Infrastruktur oder installations- und wartungsfreie IT-Anwendungen, die über den Webbrowser in Anspruch genommen werden können, dann spricht man von einer Private Cloud. Als Hybrid Clouds werden Mischformen dieser beiden Ansätze bezeichnet. So laufen bestimmte Services bei öffentlichen Anbietern über das Internet, während datenschutzkritische Anwendungen und Daten im Unternehmen betrieben und verarbeitet werden. Die Herausforderung liegt hier in der Trennung der Geschäftsprozesse in datenschutzkritische und -unkritische Aspekte. Voraussetzung ist eine saubere und konsequente Klassifizierung der im Unternehmen vorhandenen und verarbeiteten Daten.

Kosten-Nutzen-Betrachtung einer ECM-Cloud

Beim Cloudcomputing entstehen keine Vorabinvestitionen für Hardware, welche evtl. nicht zu Beginn und im Laufe des Betriebs den Kosten entsprechend ausgelastet wird. Die Kosten hängen viel mehr von der Art, Länge und Häufigkeit der jeweiligen Nutzung ab. Der entscheidende Vorteil besteht darin, dass nur dann Kosten entstehen, wenn ein Cloud Service genutzt wird. Es erfolgt eine Verschiebung der fixen hin zu variablen Kosten. Die Nutzung ist meist sofort nach der Entscheidung für einen Cloud Service möglich und kann meist so eingerichtet werden, dass im Falle weiterer benötigter Kapazitäten automatisch diese erweitert und bei Nichtnutzung wieder entfernt werden können. Das Wachstum einer Organisation kann analog in den Anwendungen der Cloud Services skaliert werden.

Bedeutung der Cloud für ECM-Software

Bedeutung der Cloud für das Thema ECM
Bedeutung der Cloud für das Thema ECM

Aber auch im ECM-Umfeld ist die Cloud ein wichtiges Trendthema, welches aktuell den Markt beherrscht und Unternehmen bereits Basisfunktionen im Dokumentenmanagement umsetzen lässt. In Teilsegmenten des ECM haben Services in der Cloud bereits heute große Relevanz für Unternehmen verschiedener Größen und Branchen gefunden. Dies gilt vor allen Dingen für reine Cloud-Speicher, welche bedingt durch häufig dezentral organisierte Unternehmen einen echten Mehrwert in Sachen Collaboration darstellen. Darüber hinaus, ermöglicht der Zugriff auf Daten und Dokumente von unterwegs über ein mobiles Endgerät die Gestaltung flexibler Prozesse im Unternehmen und stellt damit die Basis für einen modernen Arbeitsplatz sicher. Gleichzeitig weisen die Cloud-Angebote verschiedener ECM-Anbieter allerdings noch sehr unterschiedliche Reifegrade auf. Daher sind eine genaue Betrachtung der Produkte und eine konkrete Formulierung der eigenen Anforderungen an Betrieb, Funktionsumfang und Service dringend zu empfehlen. Die ECM-Cloud ist zu einem der wichtigsten Trends der Branche geworden. Weitere Trendthemen für das Jahr 2016 finden Sie in unserem Analysten-Blog.

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