ECM-Trends 2016: Was die Branche bewegt

Die ECM-Branche ist ein Motor der Digitalisierung. Moderne Dokumentenmanagement-Software regelt den digitalen Fluss von Informationen, schafft effiziente Geschäftsprozesse und spart den Unternehmen nachhaltig Kosten ein. Im vorangegangen Jahr lag der Fokus der Hersteller vor allem auf Anwendungen für mobile Endgeräte, Digitale Akten und Business Collaboration Tools. Doch was bewegt die Branche in diesem Jahr und wovon profitiert am Ende vor allem der Anwender? Pentadoc Radar hat die aussagekräftigsten Statistiken und Prognosen gesammelt und zeigt Ihnen im Folgenden die drei wichtigsten ECM-Trends 2016.

ECM-Trends 2016

Quellen: Bitkom | IDC | PGi | Statista

Sicherheit geht vor – Die Hybrid Cloud

Um dem steigenden Bedürfnis nach Zusammenarbeit und vor allem der Mobilität nachzukommen, setzen Unternehmen immer öfter auf cloudbasierte Lösungen. Das Stichwort hierbei lautet „Hybrid Cloud“. Gemeint ist damit eine Mischform aus einer Cloud und einer On-Premise Lösung. Den Vorteil sehen viele Anwenderunternehmen vor allem in der strikten Trennung von datenschutzkritischen und –unkritischen Geschäftsprozessen in Kombination mit besten und einfachsten Möglichkeiten der dokumentenzentrierten Zusammenarbeit mit Externen. Die ECM-Software wird weiterhin als On-Premise Lösung betrieben und Dokumente werden nur bei Bedarf, z.B. für die Zusammenarbeit mit externen Geschäftspartnern, in der Cloud freigegeben. Personenbezogene oder geschäftskritische Daten werden ausschließlich intern und nicht extern gespeichert. Dem Thema IT-Sicherheit kommt in der Hybrid Cloud dementsprechend eine große Bedeutung zu. Der Schutz von Interna hat für deutsche Unternehmen oberste Priorität bei der Entscheidung für oder gegen eine Cloud-Lösung. Rund 40 Prozent nennen Sicherheitsbedenken gegenüber dem Cloud-Anbieter als DIE Herausforderung bei der Einführung und dem Betrieb einer cloudbasierten Lösung. Gerade weil die hybride Cloud beides vereint, die Sicherheit einer On-Premise Lösung und die Flexibilität und Skalierbarkeit einer Cloud, erfreut sie sich nun immer größerer Beliebtheit und verbreitet sich zunehmend. Jedes fünfte deutsche Unternehmen, das Cloud Services einsetzt, nutzt bereits heute eine Hybrid Cloud – mehr als die Hälfte plant den Einsatz innerhalb der der nächsten ein- bis zwei Jahre.

Der Arbeitsplatz 2.0 – Mobile Computing

Neben der Hybrid Cloud stehen auch Anwendungen für Smartphones und Tablets weit oben auf der Agenda der Hersteller von ECM-Software. Der passende Slogan hierfür lautet: „Make it available anytime, anywhere“. Die Branche reagiert damit auf die steigende Nachfrage nach flexiblen Arbeitsmodellen und die weltweit stark zunehmende Verbreitung mobiler Geräte. Einer aktuellen Umfrage zufolge sind flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit seine Arbeit von Zuhause aus zu erledigen zwei der Hauptbedürfnisse von Mitarbeitern in deutschen Unternehmen. Dementsprechend bedarf es in der heutigen Zeit einer ECM-Lösung die sowohl über den Standard-Arbeitsplatz im Büro als auch über die mobilen Endgeräte der Mitarbeiter zeitlich und räumlich uneingeschränkt nutzbar ist. Als Beispiel kann hier das mobile Scannen von Dokumenten oder der Zugriff auf Dokumente in der Cloud erwähnt werden. Was Nutzer im privaten Umfeld schon längst nutzen, kann mit einer funktionierenden mobilen ECM-Software auch beruflich zum Standard werden. Mobile Computing gehört damit ebenfalls zu einem der ECM-Trends 2016.

Kommunikationsdefizite beheben – Business Collaboration Tools

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit, egal ob zwischen Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder Kunden, ist eine der treibenden Kräfte der unternehmerischen Effizienz und notwendig, um die Ergebnisse vieler Geschäftsaktivitäten langfristig zu verbessern. Werkzeuge zur Unterstützung des Informationsaustausches in- und außerhalb des Unternehmens sind deshalb erneut eines der ECM-Trends 2016. Schickten sich Mitarbeiter früher noch Dokumente und ganze Dateien per E-Mail hin- und her, gibt es heute Business-Collaboration-Software, die den Austausch und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten deutlich einfacher gestaltet. Eine Vielzahl der ECM-Hersteller hat ein solches Tool bereits heute entweder in sein Produkt integriert oder eine Schnittstelle für die am Markt etablierten Collaboration-Lösungen geschaffen. Die sich daraus ergebenden Vorteile sprechen für sich. In der immer komplexer werdenden Arbeitswelt sorgt ein optimierter Informationsaustausch in jeglicher Hinsicht für mehr Transparenz. Dokumente sind für alle Beteiligten immer auf dem aktuellsten Stand und können sowohl intern als auch unternehmensübergreifend problemlos bearbeitet und ausgetauscht werden. Für die Übersicht sorgt zumeist ein Art Timeline, ähnlich der bekannten Pinnwand von Facebook, auf dem alle Änderungen an Dokumenten, Kommentare und sonstige Aktivitäten chronologisch aufgelistet sind. Weitere Funktionen sind bspw. ein Diskussionsforum oder die Anbindung an bekannte soziale Netzwerke. Letzteres soll vor allem die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Kunde und Unternehmen einerseits sowie unter Kollegen andererseits stärken. Schlussendlich wirken sich die genannten Effekte auf alle Geschäftsprozesse im Unternehmen positiv aus, was wiederrum zu Kosteneinsparungen und Umsatzerhöhungen führt.

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