Aktuelle Fragen und Antworten für Output Management

Welche Output-Lösung ist die richtige?

Die vorhandenen Lösungen am Markt können in der Regel die Bedürfnisse der Unternehmen abdecken. Man kann die am Markt befindlichen Output-Management-Lösungen nicht in „gut“ oder „schlecht“ einteilen, sondern vielmehr in „geeignet“ und „nicht geeignet“. Um zu wissen, was „geeignet“ oder „nicht geeignet“ ist, muss man zum einen die eignen Ziele kennen und vor allem die Prozesse analysieren, die im Einsatzbereich der Lösung stehen. Sind diese beiden Dimensionen analysiert und klare Einsatzszenarien definiert, ist die Formulierung der individuellen Anforderungen für den Auswahlprozess eine kalkulierbare Aufgabe.

 Ab welchem Output-Volumen lohnt sich eine Output-Management-Lösung?

Drucken und Versenden kostet richtig viel Geld, hier schlummern oftmals gigantische Rationalisierungspotentiale. Ein Kernproblem versteckt sich in der Definition: Unter dem Thema Output Management versteht jeder etwas, aber auch jeder etwas Anderes. Beim Thema Outputmanagement lassen sich entlang der Wertschöpfungskette zwei Lösungsklassen unterschieden:

  1.  Lösungen zur Erzeugung und Verwaltung von Output
  2. Lösungen zur Verteilung von Output / Multi-Channel-Output

Grundsätzlich gilt es einmal festzuhalten, das es sich immer lohnt, Output zu managen. Eine pauschale Antwort mit einer konkreten Zahl zu belegen ist sehr schwierig, wenn nicht gar unseriös. Die Frage, welche Entscheider sich stellen müssen ist: „An welchem konkreten Punkt innerhalb der Wertschöpfungskette liegt mein Handlungsbedarf?“. Um zu wissen wo der Handlungsbedarf ist, sollte definiert werden, was unter Output Management verstanden wird. In der Beratungspraxis empfiehlt Pentadoc daher immer, den gesamt Prozess (End2End) zu beleuchten, um eine zielführende Entscheidung treffen zu können. Bei der Einführung einer Output Management Lösung sollte darauf geachtet werden, dass diese immer im Einklang mit den Unternehmenszielen steht und zu den eigenen Prozessen passt. Neben einer technischen Betrachtung spielen auch organisatorische Veränderungen eine wesentliche Rolle.

Wie unterscheiden sich die existierenden Output-Management-Lösungen?

Als wesentliche Unterscheidungsmerkmale am Markt verfügbarer Lösungen gelten einerseits die bereits angesprochenen Lösungsklassen und andererseits die hierunter vorkommenden Produktphilosophien. Hinsichtlich der Lösungsklassen gliedert sich der Markt hauptsächlich in Lösungen zur Erzeugung und Verwaltung von Output und Lösungen zur Verteilung von Output / Multi-Channel-Output. In der Regel setzen Hersteller ihren Focus entweder auf die Lösungsklasse 1, also die Erstellung von Output/Dokumenten oder eben auf Lösungsklasse 2, die Verteilung/Nachverarbeitung des Outputs. Innerhalb dieser Lösungsklassen wiederum ergeben sich am Markt unterschiedliche Produktphilosophien. In Lösungsklasse 1 beispielsweise gibt es Lösungsanbieter, die als Benutzeroberfläche zur Erzeugung von Output auf Microsoft Word setzen und andere, die hierzu proprietäre Clients entwickeln. Wenige Hersteller decken die gesamte Palette ab, was aufgrund des hohen Spezialisierungsgrads der Lösungen jedoch auch nicht zwingend als Nachteil verstanden werden sollte.

Welche Innovationen und Trends gibt es derzeit im Output-Management-Bereich?

Im Wesentlichen gibt es hier drei Trendthemen. Technisch gesehen rückt der ganzheitliche Ansatz stärker in den Vordergrund. Textinseln werden zunehmend in einem Output-Framework zusammengefasst oder, sofern es nicht anders geht, durch ein solches abgelöst. Strategisch gesehen wird der Ausgang hybrider. Durch die neuen Ausgangskanäle besteht die Herausforderung, diese auch sinnvoll zu managen und zu bedienen. Wirtschaftlich gesehen wird das Output Management immer mehr in Prozessstrukturen eingeklinkt, um insbesondere mehr Prozesskontrolle als auch Prozesstransparenz zu erreichen.

Wie entwickelt sich der Markt für Output-Management-Lösungen?

Die beschriebenen Trends sorgen für eine positive Bewegung im Markt. Wer als Anbieter mittelfristig erfolgreich bestehen will, muss nun mit teilweise sehr umfassenden Änderungen die Weiterentwicklung seines Produktportfolios vorantrieben. Unserer Beobachtung nach wird dies bereits von vielen Herstellern verstanden und umgesetzt.

Wie entwickelt sich das Zusammenspiel zwischen Dokumentenmanagement- und Outputmanagement-Lösungen?

In der Vergangenheit wurden die Disziplinen im ECM-Bereich oftmals „Siloartig“ betrachtet, was nicht immer zu durchgängigen und nachhaltigen elektronischen Geschäftsprozessen geführt hat. Durch den Zwang der Unternehmen, Effizienzpotentiale zur Stärkung/Verbesserung der Marktposition zu heben, findet eine stärkere Verzahnung bzw. End2End Betrachtung der Prozesse statt. Daher geht das Zusammenspiel der ECM-Disziplinen, insbesondere auch Dokumentenmanagement, Input Management und Output Management verstärkt ineinander über.

Inwieweit ist es sinnvoll eine Trennung von Daten und Layout vorzunehmen, um unabhängig vom Ausgabekanal zu sein?

Das Thema „Responsive Design“ darf im Hinblick auf einen geplanten Einsatz von elektronischen Medien nicht aus dem Blickfeld verschwinden. Auch hier ist es notwendig zu wissen, wie die Unternehmensziele verankert sind und zu welchem Zeitpunkt das Thema besetzt werden soll. Auf alle Fälle muss das Thema so platziert werden, dass bei Bedarf eine Umsetzungsmöglichkeit vorhanden ist.

Inwieweit hat dieser Trend die Anwenderunternehmen bereits erreicht?

Da stehen die Unternehmen erst am Anfang. Da die Gesellschaft aber immer mehr die elektronischen, digitalen und Interaktiven Medien nutzen wird, bleibt den Unternehmen auf lange Sicht nichts anderes übrig, als den Output flexibel zu machen.

 

Ist die Vorstellung realistisch, dass Unternehmen in Zukunft nur noch Rohdaten austauschen, um höchste Effizienz zu erreichen?

Ja, dies ist ein durchaus denkbares Szenario. Es ist insbesondere im B2B-Umfed nicht notwendig, Daten, insbesondere in der automatisierten Kommunikation in ein definiertes Layout zu pressen. In anderen Fällen hängt es vom Prozess selbst ab. Eine gewisse Flexibilität sollte man also beibehalten. Mit anderen Worten: „Das eine tun ohne das andere zu lassen“.

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