Vertragsmanagement – Probleme und Lösungen

Es gibt wenige Themen, die so kompliziert und trocken sind wie das Vertragsmanagement. Gleichzeitig kommt man nirgendwo ohne aus, es nutzt also nichts, das Thema immer auf Armeslänge Abstand zu halten. Wer es trotzdem versucht, hat bald das Nachsehen. Denn unnütze, mit schöner Regelmäßigkeit verlängerte Verträge verursachen mit der Zeit immense Kosten. Auch der Prozess, der Vertragserstellung und sinnvollen Weiterverwendung als Vorlage bedarf eines erheblichen Ressourcenaufwandes. Oft werden sogar externe Spezialisten für juristische Fachgebiete hinzugezogen, die in den Schaffensprozess eingebunden werden müssen. Nicht selten dauert die Erstellung länger als zuvor gedacht und bringt mehrere Abstimmungsrunden mit sich, in der wichtige Experten zeitlich gebunden werden. Es gibt also überzeugende Gründe, sich dem Thema Vertragsmanagement zu stellen und offensiv die Verbesserungspotentiale auszuschöpfen.

Vertragsmanagement schafft Übersichtlichkeit im Vertragschaos

Ein Kernproblem der Vertragsverwaltung sind aus den Augen verlorene Vertragsfristen, die in der Fülle existierender Verträge entstehen können. Dies kann sowohl Kündigungen als auch Vertragsverlängerung betreffen. Gängige Lösungen für das Vertragsmanagement bringen daher ein integriertes Fristenmanagement mit. Hierüber wird der verantwortliche Mitarbeiter automatisch an anstehende Aufgaben erinnert und ein systemgestützter Entscheidungsprozess zum weiteren Umgang mit dem Vertrag angestoßen. Darüber hinaus helfen automatisch generierte Reports die bestehenden Verträge stetig im Blick zu behalten. Viele Systeme bieten daher grafische und tabellarische Berichte und Dashboards, die teils auch durch den Anwender selbst, ohne Zutun der Administratoren, konfiguriert werden können.

Vertragserstellung 2.0

Die Vertragserstellung muss nicht wie bisher zäh und langwierig sein. Vielmehr schaffen es moderne Systeme Teams bestehend aus internen und externen Spezialisten in effizienter Weise zusammenarbeiten zu lassen. Auch die Vertragserstellung ist ein Prozess, der ideal durch eine Software gesteuert werden kann. Mitarbeiter arbeiten termingerecht die verschiedenen Passagen eines Vertrags aus, die Freigabe erfolgt zielgerichtet und pünktlich. Auch externe Rechtsanwälte können in einigen Lösungen direkten Zugriff auf die Dokumente erhalten, ohne dass diese die sicheren Mauern des eigenen Unternehmens, etwa per E-Mail-Versand, verlassen müssen. Moderne Technologien zur Collaboration machen auch vor altehrwürdigen Bereichen wie der Juristerei keinen Halt und bringen innovativen Wind in klassische Arbeitsweisen.

Vertragsmanagement neu ausgefochten

Damit aus dem Veränderungsprozess kein zähes Ringen, sondern von Anfang an eine dynamische Entwicklung wird, hat Pentadoc Radar den Lösungsvergleich Vertragsmanagement veröffentlicht. Das Ziel der Studie ist es zukünftigen Anwendern einen Eindruck moderner Anwendungsszenarien zu liefern und so Potentiale einer Weiterentwicklung im Vertragswesen aufzuzeigen. Die Studie bringt Stärken und Schwächen der wichtigsten Anbieter von Vertragsmanagement-Lösungen zielsicher auf den Punkt und veranschaulicht die Unterschiede zwischen den getesteten Produkten. Dies zeigen die nachfolgenden Darstellungen. Um einen Einblick in die Studie zu gewinnen, laden Sie sich kostenlos den Lösungsvergleich Vertragsmanagement herunter.