Dokumentenmanagement

Unternehmen stehen täglich vor der Herausforderung eine Vielzahl an Dokumenten und eingehenden Daten zu verarbeiten. Über verschiedene Kanäle gelangen Informationen ins Unternehmen und müssen dort verwaltet werden. Damit diese auch den richtigen Ansprechpartner erreichen, müssen Informationen weitergeleitet, bearbeitet und zur Verfügung gestellt werden. Absolut notwendig ist dabei die sichere und logische Speicherung sowie Archivierung von Dokumenten. Auf dieser Basis können die vielfältigen Funktionen des Dokumentenmanagement Systems (DMS) die Arbeitsweise erleichtern und beschleunigen.

DOKUMENTENMANAGEMENT ZUR ZENTRALEN ERFASSUNG VON INFORMATIONEN

Das Dokumentenmanagement bezeichnet die zentrale Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung von Daten in Form von digitalen Dokumenten bzw. Akten. Jegliche Informationen die in ein Unternehmen gelangen werden mit Hilfe des DMS verarbeitet und gespeichert. Der Zugriff auf Dokumente wird durch ein integriertes Berechtigungsmanagement geregelt, damit Informationen nur von bestimmten Personen eingesehen oder bearbeitet werden können. Ein DMS ermöglicht dabei den standortunabhängigen, dezentralen Zugriff auf Daten über mobile Endgeräte, wie Laptops, Tablets und Smartphones. Außerdem unterstütze ein solches System mit seiner Workflow-Komponente eine gezielte Auftrags- und Aufgabenverwaltung innerhalb eines Geschäftsprozesses.

DOKUMENTENMANAGEMENT BETRIFFT ALLE GESCHÄFTSBEREICHE

Dokumentenmanagement Systeme ermöglichen die digitale Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten. Dabei unterstützt ein DMS die Archivierung und Versionierung von Dokumenten, um den kompletten Lebenszyklus der Daten abzubilden.
Dokumentenmanagement betrifft aber nicht nur die IT-Fachabteilung, sondern alle Unternehmensbereiche. Informationsbedarfe werden häufig aus Geschäftsprozessen abgeleitet, somit ist das Thema für alle Unternehmenseinheiten gleichermaßen relevant. Innerhalb des Prozesses im Unternehmen folgt auf die Verarbeitung von Information deren Weitergabe. Diese ist das Kernelement des nachfolgenden Prozessschrittes, des Output Managements. Konkrete Einsatzbereiche können zum Beispiel die Rechnungseingangsbearbeitung, das Beschwerdemanagement oder die Integration von elektronischen Signaturen sein.

EIN PAPIERARMES BÜRO FÜR EFFIZIENTE ZUSAMMENARBEIT

Besonders große Potenziale bietet das Dokumentenmanagement für die Zusammenarbeit im Unternehmen. Ein DMS unterstützt die Mitarbeiter in der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Collaboration-Funktionen unterstützen den fachlichen Austausch mit Kollegen. So kann ein Chat mit Bezug zum Dokument auch dezentral verteilten Teams die Arbeit maßgeblich erleichtern.

DIE VORTEILE DES DIGITALEN DOKUMENTENMANAGEMENTS

• • Papierarmes Büro
    
  • Effizientere Zusammenarbeit
  • Zentrale Verfügbarkeit und Speicherung von Informationen und Wissen
  • Berechtigungsmanagement
  • Aufgaben- und Auftragsverwaltung (Workflowmanagement)
  • Zeitersparnis durch schnelleres Auffinden und Verarbeiten von Dokumenten
  • Versionierung und gesetzeskonforme Archivierung von elektronischen Akten

MEHR ZUM THEMA DOKUMENTENMANAGEMENT

Dokumentenmanagement gliedert sich in die verwandten Themen Input und Output Management ein, daher sollte es im Sinne einer ganzheitlichen Betrachtung und einer möglichst effizienten, dokumentenbasierten Arbeit nicht separat betrachtet werden, sondern immer im Kontext stehen. Auf unserer Seite können Sie sich über alle verwandten Bereiche informieren.

• • Input Management
  • Enterprise Content Management
  • Output Management