„Die Digitalisierung ist ohne die Cloud nicht mehr vorstellbar“. Noch vor einigen Jahren war die Cloud im ECM Bereich ferne Zukunftsmusik. Zu groß waren die Ängste der Unternehmen hinsichtlich den Aspekten Datenschutz, Sicherheit und Compliance. Doch mittlerweile ist allen klar: Cloud Computing gehört der Alltag von Morgen.
Verantwortlich für die rapide Bedeutungszunahme ist die so genannte Digital Value Chain. Themen wie vernetzte Geschäftsprozesse, digitaler Kundenkontakt oder digitale Geschäftsmodelle machen es notwendig, neue Produkte und Services zu implementieren. Auch Enterprise Content Management Systeme (ECM) können sich diesem Trend nicht erwehren. Eine Vielzahl an ECM-Anbietern arbeitet energisch an der Übersetzung ihrer Lösungen in die neue Welt der Cloud-basierten Anwendungen.
In Bezug auf ECM ist Cloud Computing eine Form der bedarfsgerechten und flexiblen Nutzung von ECM-spezifischen Funktionen, welche in Echtzeit als Service über ein Netzwerk bereitgestellt und nach Nutzung abgerechnet werden.
Begriffs-Wirrwarr beim Cloud Computing
Die neuen Dienste gehen mit einer Menge an Begriffen und Abkürzungen einher. Diese zu verstehen ist ein wichtiger Schritt, um die richtige Lösung für den jeweiligen Bedarf auszuwählen. Beim Cloud Computing werden IT-Leistungen als skalierbare Dienste über das Internet bereitgestellt.
Unterschieden werden zunächst „Deployment-Modelle“ und „Service-Modelle“. Unter dem Begriff „Deployment-Modell“ versteht man die Art der technischen Bereitstellung einer Cloud, während sich „Service-Modelle“ als der Grad der Betreuung durch den Cloud Dienstleister versteht. Sowohl bei „Deployment“ als auch „Service“ unterscheidet man verschiedene Arten:
Service-Modelle:
- SaaS (Software as a Service) – gemeinsame Software-Nutzung auf geteilten Ressourcen
- PaaS (Platform as a Service) – Dienste für den Betrieb von Anwendungen
- IaaS (Infrastructure as a Service) – Bereitstellung von physischer und virtueller Infrastruktur
Deployment-Modelle:
- Public Cloud
- Private Cloud
- Hybrid Clouds
- Multi Clouds
Ein Blick in die Zukunft lässt einen eindeutigen Trend erkennen: Weg von On-Premises und Private Cloud Lösungen hin zur Multi- oder Hybrid Cloud. Als Grund hierfür ist das Entstehen immer neuer Workloads zur Prozess-und Business-Optimierung wie bspw. Digital Workplace, Supply Chain Automation, IoT oder der digitale Kundenkontakt. Die Hybrid Cloud integriert eine Private Cloud mit den Ressourcen einer Public Cloud, während eine Multi-Cloud-Umgebung aus einer unbestimmten Zahl von unterschiedlichen Cloud-Anbietern verschiedenster Ausprägungen (IaaS, PaaS, SaaS) und Deployment-Modellen (Public, Private) besteht. Ein wesentlicher Vorteil einer Hybrid-Cloud ist die Möglichkeit, mit der lokal vorhandenen IT-Infrastruktur den gewöhnlichen Arbeitsaufwand für ein Unternehmen zu bewerkstelligen, und die öffentliche Cloud nur für zusätzliche Anforderungen zu nutzen, wenn die Arbeitslast der Rechenleistung der privaten Cloud-Umgebung nicht ausreicht (Cloud Bursting). Kapazitätsspitzen können so durch die Nutzung der öffentlichen Cloud abgefangen und flexibel gemanaged werden. Auch die Kosten sind überschaubar und planbar. Die größte Motivation neben der finanziellen Komponente zur Nutzung der Hybrid-Cloud dürfte jedoch die Nutzung von Software as a Service (SaaS) sein, die ermöglicht, dass sich Unternehmen um ihr Kerngeschäft kümmern, statt sich mit IT-Fragen zu beschäftigen.
ECM in der Cloud
ECM-Lösungen aus der Cloud haben für die Anwender ein großes Nutzenpotential. Die Motivation für „Cloud Computing“ im Allgemeinen sowie für „ECM aus der Cloud“ im Besonderen basiert oftmals auf wirtschaftlichen Überlegungen. Im Vergleich zu herkömmlichen IT-Konzepten bietet der Cloud-Ansatz Potential für geringere Investitions- und IT-Kosten sowie eine höhere finanzielle Transparenz und Flexibilität. Für den ECM-Bereich, der traditionell sehr Standardsoftware-orientiert ist, ist schwerpunktmäßig die Substitution einer Inhouse-Lösung (On-Premise) durch eine SaaS-Lösung interessant. Die Vorteile einer ECM-Lösung aus der Cloud liegen in der bedarfsgerechten und finanziellen Flexibilität: ECM aus der Cloud ist sehr anpassungsfähig, sodass stets adäquat auf wechselnde Anforderungen wie bspw. schwankende Auslastung der IT-Infrastruktur eines Unternehmens reagiert werden kann. Die Bereitstellung von Services aus der Cloud bietet eine größere Dynamik und die Services lassen sich besser skalieren. Die Variabilität der modernen Unternehmen verlangt nach einer nie gekannten Flexibilität. Nehmen wir beispielsweise die Datenspeicherung. Die meisten Unternehmen können heute noch nicht genau vorhersagen, wie ihre Speicheranforderungen in 3 bis 5 Jahren aussehen werden. Eine Lösung aus der Cloud ermöglicht eine schnelle, optimale Anpassung hinsichtlich Veränderungen.
Marketing Cloud vs. Tatsächliche Cloud?
In den letzten ein bis zwei Jahren wurde immer offensichtlicher, dass halbherzige Lösungen ausgerechnet die wichtigsten Vorteile einer echten Cloud-Lösung ad absurdum führen. Der Spagat zwischen Sicherheitsbedürfnis, gesetzlichen Vorgaben und dem eigentlichen Ziel einer spürbaren Nutzenmaximierung hatte jedoch dazu geführt, dass ECM Hersteller zunächst mit „halben“ Cloud-Lösungen auftraten.
Auf diese Weise wurde trotz der äußeren Zwänge signalisiert, dass man sehr wohl mit den Entwicklungen Schritt hält. Und gleichzeitig wurde Zeit gewonnen, die erforderlichen tiefgreifenden Änderungen an den eigenen Produkten vorzunehmen. Der Umbau – teilweise gar ein völliger Neubeginn – hält derzeit immer noch an. Jedoch führt dieses Vorgehen zu der Schwierigkeit, dass man derzeit genau hinsehen muss, um herauszufinden, wo noch Übergangslösungen bestehen und wer wirklich eine vollständige Cloud-Integration an den Markt bringt
Eine erste Antwort auf diese Frage liefert die folgende Tabelle einiger gängiger ECM Anbieter mit der Cloud-Option:
Auflistung von Unternehmen, Vergleich Service und Deployment Modell
In Teilsegmenten des ECM haben Cloud-Services bereits heute große Relevanz für Unternehmen gefunden. Dies gilt vor allen Dingen für reine Cloud-Speicher, welche bedingt durch zunehmend fragmentiert organisierte Unternehmen einen echten Mehrwert in Sachen Collaboration darstellen. Darüber hinaus ermöglicht der Zugriff auf Daten und Dokumente von unterwegs über ein mobiles Endgerät die Gestaltung optimierter Prozesse im Unternehmen und stellt damit die Basis für einen modernen Arbeitsplatz sicher. Gleichzeitig weisen die Cloud-Angebote verschiedener ECM-Anbieter allerdings noch sehr unterschiedliche Reifegrade der Funktionen auf. Daher sind eine genaue Betrachtung der Produkte und eine konkrete Formulierung der eigenen Anforderungen an Betrieb, Funktionsumfang und Service dringend zu empfehlen.
Die Tatsache, dass viele der Anbieter von ECM-Software eine Cloud-Lösung anbieten zeigt: Cloud ist ein Trendthema welches aktuell den Markt beherrscht und sich für Unternehmen umsetzen lässt. Möglich wird die Nutzung aus der Cloud durch die Entwicklung, dass seit ein paar Jahren große ECM-Suiten immer mehr aufgebrochen werden und vermehrt lösungs- und service-basierte Angebote im ECM-Bereich entstehen.